아키플로우(Akiflow) - 할 일과 일정 관리를 하나로 모아주는 생산성 앱

아키플로우(Akiflow)는 개인의 생산성을 위한 도구로 업무와 일정을 관리할 수 있는 캘린더와 할 일 관리의 조합으로 구성되어 있는 제품이다.

Akiflow 소프트웨어 atomic 구조:

• 할 일 (Task)
• 일정 (Calendar)

아키플로우는 할 일과 일정이 기반이 되어 개인의 생산성을 돕는 여러 가지 기능이 있는 매우 훌륭한 도구이다. 나의 경우 2년 전부터 아키플로우를 사용하고 있고, 내 think stack의 일부이기도 하다.

Akiflow 소개 영상

아키플로우를 가장 잘 쓸 수 있는 사람들

모두가 아키플로우를 제대로 쓴다면 생산성 향상에 도움을 받을 수 있겠지만, 그중에서도 다음과 같은 사람은 더 큰 이득을 얻을 수 있다.

• 업무 특성상 여러 가지 협업 툴의 조합을 사용해야 하는 직무 (e.g., Product Manager, CEO, Founder, Engineer)
• 구글 캘린더를 기반으로 일정 관리를 tight하게 관리하는 사람
• 이동하면서 일하기보다는, 대개 책상 앞에 앉아서 일하는 사람

아키플로우는 여러 가지 협업 툴에서 발생하는 업무 사항을 하나로 모아주기에 여러 협업 도구를 사용하는 사람들에게 적합하며, 캘린더와 결합하여 동작하므로 캘린더를 사용하지 않는다면 의미가 떨어진다. 마지막으로 아키플로우는 아직은 이동하면서 일하는 사람보다는 책상 앞에 앉아 있는 사람에게 경험이 최적화되어 있다.

유니버설 인박스(Universal Inbox)

아키플로우는 내가 지금까지 본 유니버설 인박스 중에서 가장 이상적인 연동방식과 유저 플로우를 가진 툴이다.

유니버설 인박스란, 여러 소프트웨어 툴에서 발생하는 업무처리 대상을 (e.g., 태스크, 이메일, 슬랙 메시지 등) 하나의 리스트로 모아 한꺼번에 업무 계획을 만들고, 업무를 처리할 수 있도록 돕는 도구다.

나의 think stack에 있는 이유도 바로 이 때문인데, 여러 가지 툴들에서 발생하는 이슈, 태스크, 일정 등을 하나의 인터페이스로 모아주고, 그 인터페이스에서 우선순위를 가리고, 일정을 만들어 관리할 수 있도록 하는 것이 아키플로우의 역할이다.

나는 개인적으로 Todoist를 통해 할 일 관리를 하고, 팀에서는 Linear를 사용한다. 가끔 문서 공유용으로 Notion을 사용하기도 하고, 기본적으로 Slack과 이메일에서도 할 일이 발생하니 이 모든 툴에서 발생하는 이슈, 태스크, 일정을 아키플로우로 모아서 처리한다.

네이티브 연동은 다음을 지원하고, 직접 지원하지 않더라도 Zapier/IFTTT를 통해 다음 툴들과도 연동할 수 있다.

직접 지원하는 연동

• 이메일/일정: Google (Gmail, Calendar)
• 팀메시징: Slack, MS Teams
• 문서/할 일: Notion, Todoist, Asana, ClickUp, Jira, Trello
• PR: GitHub
• 미팅: Zoom

Zapier/IFTTT를 통해 지원하는 연동 (예시)

• Linear
• MS365 이메일
• GitLab
• iOS 리마인더
• 디스코드

데일리 플래닝 & 데일리 셧다운

아키플로우에서는 매일 하루를 시작함에 앞서 아키플로우를 먼저 열어서 어제를 리뷰하고, 어제마저 다 끝내지 못한 업무가 있다면, 오늘로 옮겨서 처리할 수 있는 재미있는 기능이 있다.

데일리 플래닝 기능은 매일 아침 자동으로 실행되도록 설정도 할 수 있고, 3가지 파트로 나누어져 있다.

1. 인박스
2. 어제/오늘 할 일 리스트
3. 캘린더

인박스에 있는 할 일을 꺼내서 오늘 할 일 목록에 추가하고, 그다음 몇 시에 처리할 것인지에 대한 계획을 캘린더에 드래그&드롭으로 세울 수 있다.

데일리 셧다운 기능은 플래닝 기능과 비슷하지만, 하루를 마무리 할 때 사용하는 기능이다. 하루를 리뷰하면서 미처 끝내지 못한 일이 있다면 내일이나 다른 날에 처리할 수 있도록 할 일을 쉽게 옮길 수도 있고, 내일 할 일을 점검할 수도 있다.

집중해서 일을 끝낼 수 있도록 돕는 타임박싱(Time boxing)

타임박싱(Time boxing) — 또는 타임 블록킹 (Time blocking)은 하루 일정을 미리 계획해서 해야 할 일에 필요한 시간을 각 할 일에 할당해서 하루를 소화하는 일정 및 할 일 관리 방법이다. 책 Deep Work의 저자 Cal Newport가 대중화했다. craft + alchemy 블로그에서도 다룬 적이 있다.

가장 기본적인 방법은 하루에 처리해야 할 일을 목록화한 다음, 오늘 일정에 할 일들을 “스케줄”하는 것인데, (Time boxing에 대해서는 이 글에서 자세하게 다루었다) 아키플로우를 통해 타임방식을 쉽고 간편하게 할 수 있다. 메뉴에 위치해 있는 Today에 있는 할 일들을 차례대로 오늘 일정에 스케줄 하면 된다.

또한 위 스크린샷처럼 캘린더의 일부분을 드래그해서 이벤트를 생성하면, Task를 만들 것인지, Event를 만들 것인지, 아니면 Slot을 만들 것인지 선택할 수 있다.

Task는 단일 단위의 할 일을 처리하기 위해 사용하면 되고, Event는 실제 일정, 그리고 Slot은 여러 가지의 할 일을 한꺼번에 Batch로 처리하기 위해 사용하면 된다.

이렇게 스케줄 된 Task/Event/Slot은 캘린더를 블락함으로 다른 사람들이 같은 시간에 일정을 스케줄 하는 것을 방지할 수도 있게 된다. 추가로 내가 만약 나의 Task/Event/Slot의 제목이나 내용을 다른 팀원에게 보이고 싶지 않다면, 제목 대신 “Busy”라고 보이게끔 설정할 수도 있다.

아키플로우 가격

아키플로우의 월 사용료는 현재 $19 (연결제 기준, 44% 할인)이고, 7일 동안 제품을 무료로 체험해볼 수 있다. 월 $19면, 하루에 $0.63 — 800원 남짓한 돈이다. 하루 800원으로 생산성을 높일 수 있다면, 꽤 괜찮은 투자라고 생각한다.

월 $19에 무제한으로 사용할 수 있는 기능들.