하루를 1시간, 30분 단위로 계획하고 할 일에 시간을 할당해야 하는 이유 (Time Blocking)

Time Block이란?

Time Block은 하루 일정을 미리 계획해서 해야 할 일에 필요한 시간을 각 할 일에 할당해서 하루를 소화하는 일정 및 할 일 관리 방법이다. 책 Deep Work의 저자 Cal Newport가 대중화했다.

왜 Time Block을 해야 하는 가?

Time Block을 해야 하는 이유는 간단하다. 엄청난 양의 생산성 향상을 경험할 수 있기 때문이다. 칼 뉴포트에 따르면 주 40시간을 일하더라도 Time Block을 했을 경우 Time Block이나 다른 시스템 없이 60시간 이상을 일해야 만들 수 있는 아웃풋을 낼 수 있다고 한다. [1]

Time Block 하는 방법

1. 매일 저녁, 1~20분 정도 시간을 투자해서 그다음 날 해야 할 것들을 미리 계획하고 다음 날 일정에 해야 할 일에 필요한 시간을 할당해서 채워 넣는다.
2. 일정은 바뀌기 마련이다. Time block을 깬 것에 관해 부담을 갖지 말고, 일정을 소화하면서 계속해서 일정을 수정해야 한다. 예를 들어, 오후 1시부터 3시까지 딥워크를 하기로 했는데 1시 30분에 급한 미팅 요청이 들어와서 오후 2시 반까지 미팅에 참석하느라 원래 계획했던 일정을 소화하지 못했다면, 오후 2시 30분부터 다시 일정을 재구성하는 식이다.
3. 또한, 블록과 블록 사이에 틈을 두어서 좀 더 쉽게 일정을 수정할 수 있도록 한다.
4. 어떤 사람들은 time block을 하게 되면, 갑작스럽게 (ad hoc) 발생하는 미팅이나 처리해야 하는 이메일을 제대로 할 수 없을 거라 걱정한다. 그러나 이런 "시간을 자유롭게 쓸 수 있는 열린 시간"조차 time block을 하면 된다. 예를 들어, 이메일을 확인하고 주고받는 시간을 time block 하면 그 시간에는 이메일만 하면 된다. 갑작스러운 미팅 요청도, 급한 미팅이 아닌 이상 (이런 긴급한 미팅이 발생할 경우 #2에 따라서 하루를 다시 구성하면 된다) 오픈 슬롯을 두어 그 시간대 안에 미팅을 진행하면 되는 것이다.

결론

시간을 효율적으로 쓰기 위해서는 시간에 끌려다니는 것이 아니라, 시간을 관리해야 한다. 적절한 시스템과 프로세스 없이 눈앞에 있는 일들을 처리하는 방식으로 하루를 다 쓰게 되면, 정작 내가 해야 할 중요한 일을 하지 못할 수도 있고, 어쩌면 우선순위 관리가 되지 않아 사소한 일만 하다가 하루를 다 써버릴 수도 있게 된다.

시간을 미리 계획하고 할 일에 시간을 할당하는 습관을 길들이면, 내가 시간을 어디에다가 쓰는지 알 수 있고, 중요한 일에 얼마큼 많은 시간을 쏟는지도 파악할 수 있으며, 무엇보다 시간이 나를 소비하는 것이 아니라 내가 시간을 소비함으로 더 좋은 결과를 기대할 수 있게 된다.

footnote.

[1] Newport, Cal. Deep Habits: The Importance of Planning Every Minute of Your Work Day, 2013